INDICADORES PARA EL CONTROL DE LA GESTIÓN DE LA POLÍTICA DEL BUEN GOBIERNO Y LA GESTIÓN ÉTICA ORGANIZACIONAL
A continuación se presenta en forma detallada la implementación en
Garper Médica S.A.S., de los mecanismos de seguimiento y control a la implementación efectiva del Código del Buen Gobierno y de Ética.
ÍNDICE DE GESTIÓN ÉTICA (CLIENTE INTERNO)
Garper Médica S.A.S., estableció dentro de su Planeación Estratégica a partir del año 2013 y en forma anual, la medición del Clima Ético Organizacional, que permita medir anualmente los resultados internos en este aspecto, para realizar las mejoras respectivas.
El indicador de “clima ético” se medirá en la “evaluación de desempeño, mediante unos ítems que se elaborarán para medir este aspecto en los trabajadores; los ítems los deberán gestionar los Jefes directos de áreas.
Para medir el indicador de “Código de buen gobierno” se realizará el análisis por medio del diligenciamiento de una Lista de chequeo en la Asamblea de socios anual.
- El área responsable de esta medición es la Subgerencia Administrativa, quienes coordinaran con la Gerencia General su aplicación y propuestas de mejora de acuerdo a los resultados de la misma.
ÍNDICE DE SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES EXTERNOS
Garper Médica S.A.S., buscando medir la percepción de los Usuarios y demás clientes ( IPS Proveedoras, EPS, aseguradoras, regímenes especiales, cajas de compensación y otros), sobre la efectividad de la Organización en relación con la prestación de sus servicios, y dando cumplimiento a la normatividad vigente, específicamente lo contemplado en el Decreto 1011/06 Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad de la Atención en Salud –SOGCS-, y demás normas que adicionen o modifiquen, tiene implementado el Sistema de Monitoreo de la Satisfacción del Cliente, así:
Monitoreo Interno
- Análisis, encuestas de Satisfacción, aplicadas mensualmente a los Usuarios.
- Análisis mensual de quejas dispuestas en el Buzón de sugerencias.
INDICADORES OPERATIVOS
Garper Médica S.A.S., buscando medir la efectividad de su Sistema de Calidad con enfoque en Procesos, y dando cumplimiento a la normatividad vigente, específicamente lo contemplado en el Decreto 1011/06 Sistema Obligatorio de Garantía de la Calidad de la Atención en Salud, y demás normas que adicionen o modifiquen, tiene implementado el Sistema de Medición: Indicadores de Calidad por Proceso y Mejoramiento Continuo, así:
- Cada Área Misional y de Apoyo, cuenta con Indicadores de Calidad por Proceso y de monitoreo de riesgos, los cuales están definidos claramente en su respectiva ficha técnica estandarizada. Estos indicadores de Calidad por proceso y monitoreo de Riesgos son medidos de acuerdo a la periodicidad establecida por Los líderes de los procesos; quienes en unión con calidad evalúan el resultado e impacto y establecen las acciones de mejora en conjunto con las directivas de área involucradas y Gerencia general. El monitoreo de los resultados es realizado por la Alta Dirección.
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN Y RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS CON LOS GRUPOS DE INTERÉS
A continuación se presenta en forma detallada la implementación en
Garper Médica S.A.S. los mecanismos para resolver de manera ágil, económica y especializada las controversias derivadas frente a los grupos de interés al interior de la entidad: Controversias Frente a los Grupos de Interés. El Sistema de Administración y Resolución de controversias, complementario a lo establecido por las normas vigentes para cada grupo de interés, se presenta a continuación:
CONTROVERSIAS CON LOS USUARIOS
Independientemente a las instancias que por normatividad vigente existen para la resolución de controversias con los Usuarios afiliados al Sistema General de Seguridad Social en Salud –SGSSS- Garper Médica, cuenta con las siguientes instancias que permiten la resolución de controversias con sus usuarios:
- A través del área de Servicio al Cliente, se cuenta con talento humano competente que recibe las quejas y/o reclamos del usuario, relacionadas con el cumplimiento de lo establecido en el presente Código del Buen Gobierno y de Ética y dará el trámite a la Subgerencia administrativa y de calidad para la respuesta objetiva, que permita su entrega al usuario en los tiempos establecidos por la norma vigente.
- A través del Comité evaluador de quejas y sugerencias, implementado en la empresa, se analizarán las quejas y sugerencias en cumplimiento de lo establecido en el presente Código del Buen Gobierno y de Ética., en aras de comunicar al usuario las medidas implementadas para que el motivo de queja sea resuelto y el hecho no vuelva a ocurrir.
CONTROVERSIAS CON LAS EMPRESAS ADMNISTRADORAS DE LOS PLANES DE BENEFICIOS, ASEGURADORAS, PREPAGADAS Y OTROS. MECANISMO QUE PERMITE LA ADMINISTRACIÓN Y RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS CON LOS ASEGURADORES
Garper Médica S.A.S. previo a establecer contratación realiza con el posible cliente acercamientos y reuniones de planeación que impliquen el análisis objetivo de la necesidad, condiciones especiales de atención que requieren los usuarios de su entidad y se establecen las variables a tener en cuenta. La política de Garper Médica es ser aliado estratégico en el logro de los objetivos, por tanto todas las actuaciones que se realicen están enmarcadas en el cumplimiento de los estándares del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención en Salud, teniendo en cuenta las condiciones definidas en el Decreto 4747 de 2007 y las demás normas que las modifiquen, aclaren o sustituyan.
ADMINISTRACIÓN Y RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS CON EL TALENTO HUMANO DE LA ORGANIZACIÓN
- Relaciones Interpersonales
Dentro de Garper Médica S.A.S., las relaciones entre los Directivos y Funcionarios deben conducirse sobre un marco de amabilidad, del debido y mutuo respeto que propicie un ambiente agradable de trabajo que coadyuve al logro de los objetivos propuestos. Los Directivos y funcionarios deberán mostrar lealtad institucional, respetando las pautas y directrices establecidas para la consecución de sus actividades diarias, siendo en todo momento equitativo en sus relaciones internas. El propósito de su participación es el logro de objetivos y metas establecidas, absteniéndose de participar o de crear situaciones de discriminación, hostigamiento, abusos de carácter psicológico, sexual y de tipo laboral en relación del trabajo.
- Integridad
Las obligaciones de nuestros líderes van más allá de los requerimientos para todos los funcionarios, esperamos que los Directores muestren su liderazgo cumpliendo exactamente y con rectitud los deberes de su cargo y función, además de ser congruentes y consistentes con las disposiciones establecidas en este código. Las relaciones entre funcionarios deben ser sobre la base misma de respeto y tolerancia en todos los aspectos, propiciando en la relación de trabajo un ambiente de colaboración y apoyo mutuo.
- Relaciones con los Superiores
Partiendo de las relaciones de mutuo respeto que debe existir entre todos los miembros de Garper Médica S.A.S.., los funcionarios y empleados deberán ejecutar de acuerdo a la función que desempeña, las instrucciones que de su jefe o superior les confiera, con actitud positiva y de cooperación que complemente la labor de estos; de esta manera mostraran su sentido de responsabilidad y la ejecución de su trabajo será digna de confianza.
- Relaciones entre Compañeros
Las relaciones entre funcionarios deben ser sobre la base misma de respeto y tolerancia en todos los aspectos, propiciando en la relación de trabajo un ambiente de colaboración y apoyo mutuo.
- Relaciones de los Subordinados
Todo Superior Jerárquico dará un trato de respeto y confianza a sus subordinados, en condiciones de igualdad y equidad, que permitan establecer un ambiente armonioso de trabajo para el logro de los objetivos. Todo superior jerárquico no debe tomar ventaja de su posición o facultades que Garper Médica S.A.S.. Le ha conferido para otorgar o autorizar a su personal promociones, aumentos injustificados de sueldo, horarios relajados y en general otorgar ventajas especiales a personas, equipos o grupos a cambio de beneficios personales o que su posición la utilice para intimidar o coaccionar a sus subordinados y tomar represalias cuando no lo logra.
CONDUCTAS DE HOSTIGAMIENTO O ACOSO SEXUAL
Los funcionarios de
Garper Médica S.A.S.. deberán tratarse dentro de un marco de respeto y dignidad, evitando cualquier conducta que pueda ser interpretada como hostigamiento o acoso sexual, no pueden incluir y está limitado a lo siguiente: tratos preferenciales o promesas de tratos especiales a cambio de favores, relaciones sexuales o actividades de tipo sexual, mostrar o exhibir o enviar señales, objetos, fotografías, revistas, cartas o notas con mensajes pornográficos, obscenos o denigrantes; bromas o comentarios sugestivos o denigrantes; acercamientos corporales indeseados
ACTIVIDADES EXTRA LABORALES
Los funcionarios de
Garper Médica S.A.S., que participen en actividades extra laborales deberán conducirse de manera correcta y no vulnerar el prestigio de la imagen de la empresa.
ACTIVIDADES CÍVICO POLÍTICAS
Los funcionarios de
Garper Médica S.A.S.., pueden participar en actividades cívicas y políticas precisando de manera clara que actúan de forma independiente y no a nombre de
Garper Médica S.A.S..
ACTIVIDADES ACADÉMICAS
Los funcionarios de
Garper Médica S.A.S.., que desempeñen actividades académicas cuidaran que el tiempo y el esfuerzo dedicado a estas actividades no sea a expensas, de
Garper Médica S.A.S., excepto cuando se cuenten con la autorización correspondiente y no podrá hacer referencia a experiencias o asuntos en que intervino o tuvo conocimiento en forma restringida, salvo que cuente con la autorización previa correspondiente por la GERENCIA y la forma como se exponga por parte de los funcionarios debe contribuir a mejorar la imagen de
Garper Médica S.A.S.., y nunca a dañarla.
ACTIVIDADES RELIGIOSAS
En
Garper Médica S.A.S.. Se respeta la religión o creencia de su talento humano, y no se permite el desarrollo de actividades de tipo obligatorio religiosas y de índole similar por parte de sus miembros a grupos dentro de sus instalaciones y en horas de trabajo.
FRAUDE O ILÍCITO
Cuando se tenga conocimiento o presunción de que se está realizando un fraude e ilícito en los cuales participen empleados de la empresa, deberá aplicarse el proceso legal correspondiente hasta las últimas consecuencias, salvo que la Gerencia acuerde algo distinto. Cabe mencionar que ningún Directivo está autorizado para otorgar Los funcionarios que por desconocimiento, distracción, negligencia o mal desempeño de sus funciones, cometan irregularidades sin dolo o mala fe, pero que causen daño al patrimonio de
Garper Médica S.A.S.., se les aplicarán las sanciones administrativas correspondientes, ya que ninguna causa mencionada los libera de las responsabilidades del daño causado. Los Funcionarios de
Garper Médica S.A.S.., deberán expresar oportunamente cualquier inquietud que tengan acerca de posibles violaciones de una política o sobre una acción que pueda constituir un daño o perjuicio contra
Garper Médica S.A.S.., el guardar silencio podría implicar un acto de encubrimiento y por ende de complicidad.
FALLAS ADMINISTRATIVAS
Los Directivos de GARPER Las obligaciones de nuestros líderes van más allá de los requerimientos para todos los funcionarios, esperamos que los Directores muestren su liderazgo cumpliendo. Que tengan autoridad o capacidad de decisión en un área de la organización, deben asegurarse que exista o deben establecer los controles internos para monitorear el manejo ético de los recursos. Su responsabilidad en este sentido es personal e intransferible. Los funcionarios que por desconocimiento, distracción, negligencia o mal desempeño de sus funciones, cometan irregularidades sin dolo o mala fe, pero que causen daño al patrimonio de
Garper Médica S.A.S.., se les aplicarán las sanciones administrativas correspondientes, ya que ninguna causa mencionada los libera de las responsabilidades del daño causado.
MECANISMO DE PREVENCIÓN DEL ABUSO LABORAL Y PROCEDIMIENTO INTERNO DE SOLUCIÓN
Dentro del Reglamento Interno de Trabajo se establece el Mecanismo de Prevención del Abuso Laboral y Procedimiento interno de solución, mediante la implementación del COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL el cual establece en sus apartes: El Comité de Convivencia Laboral tiene por objeto contribuir con mecanismos alternativos a los establecidos en los demás reglamentos de
Garper Médica S.A.S. para la prevención y solución de las situaciones causadas por conductas de acoso laboral de los trabajadores al interior de la empresa. Dicho Comité procurará generar una conciencia colectiva conviviente entre los trabajadores de
Garper Médica S.A.S., con el fin de promover el trabajo en condiciones dignas y justas, la armonía y el buen ambiente ocupacional para todos los trabajadores, protegiendo la intimidad, la honra, la salud mental y la libertad de éstos.
FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL
Instalación
Una vez elegidos los miembros del Comité, se procederá a la instalación formal del Comité, y de dicha instalación se dejará constancia en un acta. De igual manera, en este acto se absolverán los siguientes puntos:
- Nombramiento del Presidente y secretario del Comité.
- Firma de cláusulas de compromisos de confidencialidad y reserva.
- Definición de fechas de reuniones según la periodicidad prevista en la Norma.
- Aprobación del reglamento de funcionamiento del Comité.
- Los demás temas que los miembros quieran tratar Parágrafo: De la instalación del Comité debe informarse a toda la comunidad laboral.
Funciones del Presidente
- Convocar a los miembros del Comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias.
- Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y eficaz.
- Tramitar ante la administración de la entidad pública o empresa privada, las recomendaciones aprobadas en el Comité.
- Gestionar ante la alta dirección de la entidad pública o empresa privada, los recursos requeridos para el funcionamiento del Comité. Parágrafo: En caso de ausencia temporal o definitiva del presidente, el Comité proveerá su reemplazo.
Capacitación para los miembros del Comité
El Comité fijará fecha para realizar una capacitación conjunta de todos sus miembros en los aspectos más relevantes de la Ley 1010 de 2006. Cada vez que al Comité se integre un nuevo miembro, éste deberá recibir dicha capacitación, para asegurar su idóneo desempeño dentro del órgano.
Apoyo Interdisciplinario
Para efectos del cumplimiento de sus funciones, el Comité podrá solicitar apoyo a especialistas en diferentes disciplinas, tales como psicología y derecho, entre otros, garantizando en todo caso la confidencialidad de los temas allí tratados mediante la suscripción de las cláusulas contractuales correspondientes.
DE LAS FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL
Funciones Preventivas
A nivel preventivo, el Comité tendrá las siguientes funciones:
A nivel de capacitación, el Comité podrá realizar las siguientes actividades:
- Campañas de divulgación preventivas del acoso laboral.
- Conversatorios.
- Capacitaciones sobre la normatividad y la legislación pertinentes.
A nivel de espacios de capacitación, el Comité podrá organizar círculos de participación o grupos de similar naturaleza, cuyos objetivos sean:
- Brindar espacios para la evaluación periódica de la vida laboral de la empresa en función del trato digno y respetuoso.
- Promover la construcción conjunta de valores y hábitos que promuevan el buen trato laboral.
A nivel de canales de comunicación, la empresa definirá canales de comunicación claros con el fin de:
- Permitir a los trabajadores expresar ideas, sugerencias o preocupaciones sobre la vida laboral.
- Promover la coherencia operativa y la armonía funcional, que faciliten y fomenten el buen trato laboral al interior de la empresa.
A nivel de evaluación del clima laboral, el Comité podrá proponer o hacer recomendaciones al respecto.
Funciones correctivas
Trámite de las quejas por etapas Primera etapa: Recepción de la queja El Comité recibirá las quejas interpuestas por los empleados de la empresa, a través de cualquiera de los siguientes mecanismos, los cuales propenden por garantizar la confidencialidad en el proceso:
- A través del diligenciamiento del formato diseñado para tal efecto, el cual hace parte del presente Reglamento (Anexo No.1), el cual deberá radicarse en la Dirección de Recursos Humanos.
- Diligenciamiento y remisión del formato anteriormente relacionado.
- Por la solicitud expresa dirigida a alguno de los miembros del Comité de requerir la intervención del mismo en algún asunto particular.
- Por cualquier otro mecanismo que sea desarrollado por parte de los miembros del Comité, en ejercicio de su función de solución de situaciones constitutivas de acoso laboral.
Si la conclusión del Comité es que el asunto no corresponde a la legislación sobre acoso laboral, así se lo hará saber al interesado mediante escrito confidencial. Si por el contrario, la conclusión es que el asunto encaja dentro de la temática del acoso laboral, el Comité deberá pasar a la siguiente etapa del trámite, que es la correspondiente a la verificación de los hechos.
RELACIÓN DEL COMITÉ CON LAS AUTORIDADES
Relación con las autoridades administrativas
Recibir y atender, a través del Presidente del Comité, las conminaciones que le formulen las autoridades administrativas:
- Acreditando el trámite adelantado con respecto a las quejas.
- Comprometiéndose a iniciar el trámite, si no ha recibida la queja previamente.
- Acreditando las actividades pedagógicas llevadas a cabo para prevenir el acoso laboral.
- Acreditando la realización de terapias o estrategias grupales o institucionales para el mejoramiento del clima laboral.
Relación con las autoridades judiciales
Acreditar ante el juez que esté adelantando el trámite sancionatorio, promovido por un ex trabajador (renuncia por acoso laboral) o por un trabajador (demanda por acoso laboral):
- Los procedimientos preventivos llevados a cabo en el caso específico.
- Los procedimientos correctivos llevados a cabo en el caso específico.
- La ausencia de conocimiento del caso, si a ello hubiere lugar.